在生活中交流对任何人而言都很重要，不管是人际交往还是商业接洽与合作。如果能给自身营造一个良好的交流环境，对双方都有利。企业、事业单位在发展的过程中，会议室为企业内部人员、外部来宾提供了一个交流环境。然而，一般的会议室已经满意不了目前的需求，多媒体会议室才是最终发展方向。
多媒体会议室的用途很多，像视频会议、商业研讨、合作洽谈、内部培训等都可以在多媒体会议室中进行。多媒体会议室一般由显示系统、投影系统、音响系统、声控系统及周边配件构成，为了尽量减小会议室布线繁琐，一般会议室采用无线设备居多。
由于参会人员基本上没有经过专业的培训，一般选择一些易上手、易操作的设备比较好。传统的会议室由于集成度不够、信息交互功能不强、大量多媒体信息交互、现场多个屏幕，距离远，观看效果不佳等问题已经无法满足此会场的需要。多媒体会议室管理及操作人员无须对每一个设备或系统进行管理，只需选择预置好的会议模式即可建立会议。
冠艺（www.c-w.cc）指出，会议控制系统是多媒体会议室核心之重，满足了不同用户的不同需求。除此之外，会议室添加录播系统，可以对会议现场进行录制或直播，会议结束之后还可以实现会议点播功能以及对会议内容进行加密处理等，自动跟踪摄像系统可为会议提供高质量的现场视频图像信号资源。