活动行业对时效性和组织度有着极高的要求，任何租赁物品的缺失或损坏都可能导致活动失败，而主办方往往只有一次成功的机会。为了降低此类风险，总部位于德国不来梅的Joke Event公司每年为欧洲各地企业举办超过1000场活动，并已将约50,000件租赁物品（包括桌椅、音响、餐具等）全部加装RFID标签。
“我们时刻在与时间赛跑，必须确保设备在正确的时间出现在正确的地点，”Joke Event首席执行官Christian Seidenstuecker表示，“一旦出错，不仅没有收入，还会严重损害公司声誉。”该公司与不来梅大学的应用技术研究所（BIBA）合作，针对其3800平方米的仓库设计了RFID系统，并于2007年5月正式实施。该系统与企业的ERP软件深度集成，项目经理可即时查询特定活动所需的高脚桌等物资是否可用，将过去需要20至30分钟的仓库确认时间缩短至秒级。
这一举措不仅提升了库存可见性，还显著增强了销售潜力。在布拉格举行的RFID Journal LIVE! Europe大会上，Seidenstuecker分享了该系统的多重效益：它能追踪单件物品的使用与维修状态，加快卡车装载速度，为现场组装工人提供额外指导，并通过**记录物品实际使用时长来加速结算流程。当客户临时增加参会人数时，系统能迅速生成新的装载清单，灵活应对需求变化。
基于EPC Gen 2标准的RFID系统让仓库员工通过Wi-Fi手持终端接收电子工单，系统会指示拣货顺序及**装车方案。这种装载方式确保了现场人员能按使用顺序卸货，极大提升了搭建效率。在货架端，员工扫描标签确认物品无误后将其移至暂存区。对于餐具等小件物品，采用批量打标和称重校验；对于单独打标的物品，重量则不再作为校验依据。所有活动所需物品被推上推车，经过仓库装卸门的三个门式阅读器，运动传感器会实时判断货物进出，绿灯亮起即代表装载无误。
为确保货物与车辆匹配，Joke Event在八辆配送车的后门上安装了Deister Electronic提供的RFID标签，装卸门阅读器可自动核对装载车辆是否正确。若需临时租赁车辆，工人只需使用双面胶粘贴标签即可。活动现场，工作人员利用内置RFID读写器的手持电脑读取标签，获取灯光或舞台搭建等组装信息。活动结束后，员工扫描返回仓库物品的标签，损坏物品会被系统自动剔除，确保不再被预订，同时实时更新库存状态。
Seidenstuecker透露，系统现在能精准识别“哪辆回不来梅的车少了三把椅子”，未来甚至可能引入GPS追踪。此外，系统还集成了员工ID功能，员工通过RFID工牌打卡替代传统的PIN码，既提升了效率又保障了数据安全。起初，58名正式员工和85名自由职业者对新技术持观望态度，但在意识到该技术旨在优化工作流程而非裁员后，他们开始主动提出改进建议。
实施过程中最大的挑战在于如何为材质各异的物品（如金属箱、木椅、塑料制品）选择合适的标签。项目合作伙伴通过测试五种不同类型的RFID标签解决了这一难题，并得到了LogDynamics Lab和RFID Service Center Bremen的支持。手持设备由Psion Teklogix制造，标签则由Confidex、Innotech Resources等多家厂商提供，单个标签成本在0.4欧元至5欧元之间。由于部分标签可重复使用，公司愿意为高质量标签投入更多成本。
展望未来，Joke Event计划引入带有传感器的有源RFID标签，以追踪LCD投影仪和移动灯光等敏感设备，并致力于将RFID应用覆盖至全部100,000件租赁资产。Seidenstuecker表示，公司在该项目上投入了六位数资金，预计两年内即可通过成本节约和效率提升收回投资。对于中国活动行业而言，随着大型展会和商务活动的日益频繁，借鉴这种通过数字化手段实现资产全生命周期精细化管理的模式，将是提升服务响应速度与运营利润率的关键趋势。