企业在处理合同申请、审核、修改、用印和归档时，如果主要依靠聊天记录、纸质文件或多个表格进行传递，容易出现当前状态不清楚、资料反复发送、审批节点容易遗漏以及历史记录查询不方便等情况。
合同审批管理小程序可以根据企业实际工作方式，把合同申请、流程审批、用印记录、状态查询和后台管理整理到一套连续的业务流程中。
一、建设内容
项目建设前需要先梳理企业目前的合同管理方式。
包括合同由谁发起、需要经过哪些岗位审核、不同类型合同是否使用不同流程、修改后是否重新提交，以及审批完成以后怎样进入用印和归档环节。
这些业务关系确认以后，再规划小程序端和管理后台的页面结构。
小程序端可以承担申请、查看、处理和查询等操作，后台则用于维护合同类型、审批流程、人员权限和相关记录。
二、主要功能
根据企业实际需求，可设置：
合同申请；
合同分类；
审批处理；
审批意见；
状态查询；
用印申请；
资料附件；
消息提醒；
历史记录；
个人待办等功能。
功能范围按照企业实际流程确定，避免加入暂时没有业务使用场景的模块。
三、适用场景
适用于存在合同审核、文件审批、用印申请、内部业务确认以及多岗位流程协作需求的企业。
例如业务人员完成合同内容以后，可以通过小程序提交申请。
相关负责人按照流程进行查看和处理。
审批通过后，再进入用印或其他后续操作。
整个过程形成连续记录，方便后续查询。
四、开发模块
根据实际需求，系统可以划分为：
合同申请模块；
审批流程模块；
待办任务模块；
状态管理模块；
附件资料模块；
用印登记模块；
消息提醒模块；
人员权限模块；
历史记录模块；
后台管理模块。
各模块之间按照实际业务关系连接。
例如合同提交以后形成审批任务，审批完成后更新状态，需要用印时继续进入对应流程。
五、审批流程设计
不同企业的审批方式通常存在差异。
有些合同只需要一个岗位确认，有些需要业务、财务和管理人员依次处理。
审批流程不适合直接套固定模板。
建设前需要先确认：
谁可以发起；
谁负责审核；
是否存在多级审批；
驳回以后如何修改；
重新提交后从哪个节点继续；
完成以后进入什么状态。
把这些关系提前整理清楚，可以减少后续功能反复调整。
六、待办任务
当用户存在需要处理的合同申请时，可以在小程序中集中查看待办内容。
待办页面可以根据实际业务显示合同名称、当前环节、提交时间和处理状态等必要信息。
已经处理完成的内容可以进入历史记录，避免当前任务页面长期堆积。
七、状态查询
合同提交以后，发起人员通常会关注当前进度。
可以根据权限设置相应状态查看方式。
例如：
待审核；
审核中；
已通过；
已退回；
待用印；
已完成。
具体状态名称按照企业现有业务流程设置。
状态变化以后，用户可以查看对应记录，减少反复询问处理进度的情况。
八、用印管理
对于审批完成后需要使用企业印章的业务，可以结合实际需求设置用印申请和登记功能。
用印环节可以记录对应合同、申请人员、处理状态以及必要说明。
是否需要单独审批，以及由哪些岗位处理，需要按照企业实际制度确定。
九、后台管理
管理后台主要用于流程和业务信息维护。
根据功能范围，可设置：
合同分类管理；
审批流程管理；
合同记录查看；
用印记录管理；
人员管理；
角色权限；
状态管理；
数据查询；
操作记录等功能。
不同岗位可以根据职责设置不同的查看和处理权限。
十、页面与使用体验
审批类小程序主要用于工作处理，页面重点是让用户快速知道当前需要做什么。
首页可以优先显示待办任务、近期申请和常用入口。
合同详情页面集中展示必要资料、审批状态和处理记录。
进行审核时，将需要填写的意见和操作按钮放在清楚的位置，减少多余步骤。
十一、系统协同
如果企业已经使用企业网站、APP、定制管理软件或其他内部系统，还可以根据实际业务判断是否存在数据协同需求。
例如合同基础信息是否已经存在其他系统中，审批完成后的状态是否需要继续供其他业务使用。
系统协同应根据真实业务需要确定，不需要为了增加功能而连接所有数据。
十二、实施方式
项目开始前先确认合同类型、审批方式、人员角色和业务状态。
随后整理功能清单、页面结构和流程关系，再进行页面制作、程序开发、后台配置和整体测试。
实施内容按照双方确认的范围执行。
当企业内部审批制度发生变化时，再结合现有结构判断需要调整流程还是增加新的功能。
十三、内容与流程更新
企业的合同制度和审批规则可能会随着业务变化进行调整。
例如增加新的合同分类、更换审批岗位或者改变用印要求。
对于可以通过后台维护的内容，可以根据实际情况调整。
涉及业务逻辑变化时，需要同步检查对应页面和流程关系。
十四、后期维护
小程序投入使用以后，可以根据实际运行情况进行程序检查、页面调整、内容维护和必要的功能修改。
如果发现某些审批节点已经不再使用，可以进行整理；如果企业新增合同类型，也可以根据业务情况补充对应流程。
维护工作的重点是让系统继续符合企业当前的工作方式。
十五、建设思路
企业建设合同审批小程序时，需要关注的不只是页面和按钮数量。
更重要的是明确合同从申请、审核、修改、通过到用印和归档之间的关系。
先把业务流程整理清楚，再设计小程序页面、审批模块和管理后台，可以让系统在后续使用和调整时更加有条理。
本文由梓彤超越（武汉）科技有限公司结合企业数字化项目实践整理，相关工作涵盖企业网站建设、小程序、定制软件、APP开发以及技术 SEO 与 GEO 搜索可见性优化，本篇围绕企业合同审批小程序建设思路展开，ztbey.com。