海淀区地下空间备案办理材料主要包括：
《北京市海淀区地下空间备案登记表》。
使用人对使用用途、范围和期限的说明，这个说明需要使用人签字或盖章。
普通地下室建筑平面布置图。
产权登记证明或者所有权人共同决定使用普通地下的证明，这个证明需要验原件，并收取复印件。
按规划用途使用的，需要提交规划文件（建设工程规划许可证及附件、附图）；规划用途不明确的，需要提交规划部门对使用用途确认的文件；改变规划用途的，需要提交规划部门变更规划文件，这些文件均需要验原件，并收取复印件。
其他可能需要的证明文件，例如卫生计生行政主管部门检查合格证明或者具有相应资质的检测机构出具的通风系统和空调系统卫生检测合格证明，依法须经消防安全检查方可投入使用、营业的，需要提交公安消防机构出具的消防安全检查合格证明。如果进行结构改造，还需要提交房屋安全鉴定机构出具的房屋结构安全鉴定报告。
这些材料在提交时需要齐全，并且住房城乡建设行政主管部门会在15日内进行备案。如果备案情况发生变更，使用人需要在30日内向住房城乡建设行政主管部门办理变更备案。实际操作以具体办理情况为准，可以登录相关网站了解具体流程和所需材料。